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Adecuación del Sistema de Gestión de ESTUBIN, C.A. bajo la norma ISO

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Autor: Albarrán Lisbeth

Gerente General de CIF Albarrán, F.P. info@cif-albarran.com

Coautores: Zambrano Cris / Reyes Ingrid

Gerente de Estubin, C.A. gerencia@estubin.com.ve/ Coord. de Calidad de Estubin, C.A. calidad@estubin.com.ve 

Resumen 

El objetivo del proyecto fue lograr la certificación ISO 9001:2015 en ESTUBIN, C.A. en un periodo de 16 meses, aplicando buenas prácticas para la gestión de proyecto con base en el PMBOK[1]del PMI[2], y considerando la base de conocimiento, documentación y de estructura con la que cuenta la organización producto de su certificación ISO 9001:2008. Tras la aplicación de estas buenas prácticas se logró establecer un plan y la ejecución de un proyecto, así como el control del desempeño del mismo, obteniéndose resultados satisfactorios al alcanzar la Certificación ISO 9001:2015 dentro de lo establecido, incorporando mejoras y nuevos elementos que permitieron: incrementar el nivel de desempeño de la organización y la comprensión de las interrelaciones de los procesos que conforman el sistema de gestión de la empresa estructurado bajo el ciclo de mejora: Planificar, Hacer, Verificar, Actuar (PHVA); cerrando el proyecto por medio de reflexiones que permitieron registrar y compartir las lecciones aprendidas y el reconocimiento del proceso transitado. 

Palabras claves: Sistema de Gestión de Calidad, Gestión del conocimiento, Gestión de proyectos, PMI, PMBOK, ISO 9001:2015, Certificación ISO, Lecciones Aprendidas, Buenas prácticas.

Summary

The objective of the project wasto achieve the ISO 9001:2015 certification of Estubin, C.A. in a period of 16 months, applying good practices for project management based on the PMBOK1of the PMI2, and considering the existing know-how and the documentation system that the organization has as a result of its ISO 9001:2008 certification.With the implementation of these good practices it is possible to establish a plan and the execution of a project, as well as the control of its performance; finally the ISO 9001:2015 certification is obtained within the established time, incorporating improvements in the system and new elements that allowed:1)to increase the level of performance of the organization and the understanding of the relationships of the processes that enhanced the company's management system, which is structured under the improvement cycle: Plan, Do, Verify, Act (PDVA)2)The project is completed through thought processes that allowed to register and share the learning, and to recognize the process accomplished.

Keywords: Quality Management System, Knowledge Management, Project Management, PMI, PMBOK, ISO 9001:2015, ISO Certification, Learning, Good Practices.

Antecedentes

ESTUBIN C.A. es una empresa privada ubicada en Ciudad Guayana, Venezuela, y desde 1992 cubre la demanda en el sector industrial, prestando el servicio de ensamblaje de mangueras hidráulicas e industriales; así como la comercialización de diversos productos tales como lubricantes, filtros, entre otros. Ha ampliado su mercado incluyendo al sector automotriz y distribuyendo en otras zonas del Sur-Oriente del país. En el año 2016 obtiene la certificación ISO 9001:2008, evidenciándose así el compromiso de la organización con un sistema de gestión que garantiza alcanzar sus objetivos y los resultados previstos; sin embargo, meses posteriores a este logro, la Organización de Estandarización Internacional (ISO) aprueba la nueva actualización de la norma ISO 9001:2015 para lo cual ESTUBIN, C.A. debía adecuarse antes de septiembre del 2018, fecha para la cual perdería vigencia el modelo contractual anterior. 

Para lograr la adecuación dentro de los tiempos requeridos a fin de mantener la certificación ISO 9001:2008 y poder hacer la transición a la ISO 9001:2015 la organización decide emprender dicho proceso bajo el enfoque de un proyecto, solicitando la contratación de asesores que permitan orientar tanto la metodología a aplicar para la gestión del proyecto como las orientaciones apropiadas para la adecuación del sistema de gestión de calidad bajo el nuevo modelo contractual.  

Desafíos 

  • La adecuación debe llevarse a cabo previo a la fecha tope definida por el ente certificador para mantener la certificación. 
  • El desconocimiento técnico del personal, asociado a los nuevos elementos considerados en el modelo contractual ISO 9001:2015.
  • La falta de conocimiento a nivel de gestión de proyectos, necesario para lograr la adecuación dentro de las restricciones dadas. 
  • Necesidades comerciales condujeron a representantes de la Alta Dirección a tener que liderar de forma remota en algunos momentos durante la adecuación.

Soluciones 

Con el fin cumplir con su política de calidad y mantener su certificación internacional, ESTUBIN, C.A. consideró indispensable la adecuación de la organización al modelo contractual ISO 9001:2015 dentro de un periodo de tiempo que no pasara a lo establecido por el ente certificador, sin dejar de realizar sus operaciones y la prestación de los servicios que ofrece a sus clientes.  

De este modo, para abril 2017 se realiza un diagnóstico para determinar la brecha entre el sistema de gestión de la calidad actual, certificado bajo el modelo contractual ISO 9001:2008, y el nuevo modelo contractual ISO 9001:2015. De los resultados se obtuvo que la organización estaba adecuada en un 41%. A partir de dicho diagnóstico se preparó un plan de trabajo que incluía la Estructura Desagregada del Trabajo (EDT), el cronograma de actividades, así como la Curva de Avance Programada, entre otros elementos para la gestión del proyecto a partir de los cuales se realizaría el seguimiento para el control del mismo. 

El proyecto constó de tres fases: Diagnóstico, Adecuación y Evaluación; y su equipo de trabajo estuvo conformado por recurso propio (personal de la empresa) y el acompañamiento de un grupo asesor. Se tomaron en cuenta los cinco Grupos de Procesos: Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control, y Cierre; y las diez áreas de conocimiento que indica el PMI, adaptando los correspondientes procesos asociados de acuerdo con la naturaleza y tamaño del proyecto, así como con el tipo de organización, considerando los factores ambientales de la empresa y los activos de los procesos de la misma; en este sentido, algunos procesos se fusionaron para ser desarrollados a la vez. 

Para lograr el cumplimiento de los requisitos de la norma se realizaron diferentes sesiones de trabajo y un conjunto de actividades definidas en el cronograma, excluyéndose de estos requisitos las siguientes cláusulas y literales que no aplican a la organización: 

  • 8.3 Diseño y Desarrollo de los productos y Servicios
  • 8.4.1 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente - literal b.
  • 8.5.1 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio - literal f.

En cuanto al Sistema de Información para la Gestión del Proyecto (PMIS) se contó con el software Microsoft ProjectMindjet MindManagerpara poder desarrollar el cronograma y la EDT, de igual forma se utilizaron otros programas de Microsoft Office, Visual Basic, servidores de datos,documentos normativos de la ISO (9000, 9001, 9004, 19011, 31000) como apoyo para el desarrollo de planes, informes, así como para la generación de los entregables del propio trabajo del proyecto (Modelo Presupuestario, Cuadro de Mando Integral, documentos, otros)

Los principales hitos fueron:

  • Diagnóstico
  • Sistema de Gestión adecuado
  • Documentación actualizada
  • Capacitaciones
  • Auditoría Interna 
  • Auditoría Externa
  • Certificación 
  • Lecciones Aprendidas

En cuanto al seguimiento y control, se enfocó en una revisión mensual por medio del análisis de variación de lo real contra la línea base establecida, determinándose las causas que originaban la desviación y analizando las proyecciones para definir el conjunto de acciones a implementar que permitieran corregir dicha varianza o para incorporar el cambio requerido; para ello las reuniones jugaron un papel fundamental.

Logros claves 

  • Se obtuvo la certificación ISO 9001:2015 dentro del tiempo establecido.
  • Mayor involucramiento y comprensión por parte del personal sobre el sistema de gestión de la empresa. 
  • La toma de conciencia en cuanto a la importancia de mantener un Sistema de Gestión de Calidad. 
  • Capacitación del personal en diferentes áreas temáticas.
  • Análisis del Contexto, identificación de las partes interesadas y desarrollo de un Plan Estratégico.
  • Definición de los Procesos de Gestión de la empresa, utilizando el Diagrama PEPSU[3].
  • Identificación y tratamiento de los principales riesgos de gestión de la organización.
  • Revisión y mejora de los indicadores.
  • Nuevos enfoques de gestión y compromiso con la mejora continua
  • Se desarrolló un Tablero oDashboardbasado en los complementos de inteligencia de negocios Power Pivoty Power View[4], para el control de la gestión financiera, permitiendo a la empresa disponer de datos e información necesaria para poder generar valor a la organización.

Conclusiones

“Aplicando la Gestión de Proyectos alcanzamos la adecuación de nuestro Sistema de Gestión de Calidad”, así lo expresó uno de los trabajadores de ESTUBIN, C.A. Se evidencia que emplear buenas prácticas de gestión de proyectos para un proceso de adecuación, en este caso, del sistema de gestión de una organización bajo un modelo contractual como lo es la norma ISO 9001:2015, permitió asegurar una adecuación de forma efectiva y siendo conscientes sobre cómo funciona el sistema de gestión de la organización, de qué forma se puede mejorar continuamente y el valor que aporta contar con un sistema eficaz. 

Todo ello gracias al acompañamiento de expertos y líderes que generaron los espacios y momentos para despertar el compromiso, el trabajo en equipo, la toma de conciencia y el involucramiento de todo el personal, evidenciándose un proceso de aprendizaje significativo, produciendo y transfiriendo conocimiento.